Jede Ausgabe teilen. Genau wissen, wer was schuldet.

Beim Geld gehen Gruppenreisen schief. Jemand streckt das Hotel vor, jemand anderes übernimmt das Abendessen, drei Leute schicken einen Monat später halb erinnerte PayPal-Anfragen. Vacationist erfasst jede gemeinsame Ausgabe, während sie passiert — so dauert das Abrechnen Sekunden, nicht Tabellenkalkulationen.

So funktioniert die Kostenteilung

Jede Gruppenausgabe erfassen — Unterkunft, Abendessen, Sprit, Tickets, Einkäufe — und auswählen, wer gezahlt hat und für wen sie gilt:

1. Ausgabe hinzufügen mit Betrag, Kategorie und optionaler Notiz — direkt in dem Moment, in dem sie passiert.
2. Beleg anhängen — ein Foto oder PDF, direkt an die Ausgabe, solange der Beleg noch in deiner Hand ist.
3. Zahler auswählen — wer tatsächlich die Karte gezückt hat.
4. Aufteilen — gleichmäßig auf alle oder mit eigenen Beträgen, wenn jemand den Wein ausgelassen hat oder später dazugekommen ist.
5. Salden aktualisieren sich sofort für die ganze Gruppe. Alle wissen jederzeit, wo sie stehen.

Am Reiseende führt der Salden-Bildschirm mit deinem Saldo — was du zahlst oder bekommst — gefolgt vom vereinfachten Ausgleichsplan: die wenigsten Überweisungen, die die ganze Gruppe glattstellen. Die Salden einzelner Mitglieder sind einen Tipp entfernt, wenn du das Detail willst. Ausgaben in Fremdwährung zeigen den verwendeten Wechselkurs direkt in der Aufschlüsselung — ein umgerechneter Betrag ist nie eine rätselhafte Zahl.

Für Reisen gebaut, nicht nur für Rechnungen

Viele Apps teilen Rechnungen. Vacationist teilt Rechnungen innerhalb der Reise, die ihr sowieso schon gemeinsam plant — und das ändert, was möglich ist:

• Ausgaben gehören zur Reise. Jede Ausgabe lebt bei ihrer Reise — kein Vermischen der Kroatien-Abrechnung mit der Stromrechnung deiner WG.
• Alle sind schon da. Weil die Gruppe die Reise in Vacationist geplant hat, muss niemand noch eine App installieren, nur um dir Geld zu schulden. Auch Gäste, die per Einladungslink beigetreten sind, machen bei den Ausgaben mit.
• Urlaubsausgaben auf einen Blick. Die Reiseübersicht zeigt Gesamt- und Pro-Kopf-Ausgaben, während die Reise läuft, plus eine Kategorienübersicht — Unterkunft, Transport, Essen, Aktivitäten —, sodass eine Budgetüberschreitung eine offensichtliche Ursache hat. Der Analyse-Tab führt das weiter: dein eigener Anteil an jeder Reise, die du gemacht hast, Jahr für Jahr.
• Offline first. Ausgaben in den Bergen erfassen, auf der Fähre, wo auch immer. Sie synchronisieren, sobald du wieder online bist.

Faire Splits für echte Situationen

Echte Reisen sind unordentlicher als „durch sechs teilen". Vacationist deckt die üblichen Fälle ab:

• Eigene Beträge — wer auf dem Sofa geschlafen hat, zahlt weniger für die Hütte.
• Teilweise Teilnahme — das Abendessen unter den fünf aufteilen, die dabei waren, nicht unter allen neun.
• Mehrere Zahler über die Zeit — Salden verrechnen sich über alle Ausgaben hinweg. Wenn du den Sprit gezahlt hast und ich die Einkäufe, sind wir vielleicht schon quitt.

Belege, angehängt an die Ausgabe

Der Beleg für eine gemeinsame Ausgabe ist nur nützlich, wenn ihn später jemand findet. In Vacationist liegt er bei der Ausgabe selbst:

• Fotografiere ihn beim Zahlen oder häng ihn an — ein oder mehrere Bilder oder PDFs pro Ausgabe, je bis 10 MB.
• Alle auf der Reise können ihn ansehen — kein Weiterleiten, kein „schickst du mir das nochmal".
• Nur wer ihn hochgeladen hat oder der Organisator kann ihn ersetzen oder entfernen — ein geteilter Beleg wird der Gruppe nicht unter den Händen ausgetauscht.

Belege liegen in privatem, zugriffsgeschütztem Speicher, der auf die Mitglieder deiner Reise beschränkt ist. Das ist getrennt vom verschlüsselten Reisedokumente-Tresor — Belege tragen nicht die Pass-taugliche Verschlüsselung, weil ein Restaurantbeleg kein Pass ist. Wichtig ist, dass sie privat zur Reise gehören und nicht in einer Foto-Galerie verschwinden.

Eine Geschäftsreise abrechnen

Wenn die Reise geschäftlich ist — ein Team-Offsite, ein Kundentermin, eine Konferenz mit Kolleg:innen — ist die Gruppenaufteilung nur die halbe Arbeit. Du brauchst auch einen Bericht, den du einreichen kannst.

Markiere jede Kosten beim Erfassen als Geschäftskosten — nicht nur Ausgaben, sondern auch Unterkünfte, Flüge, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel. Zum Einreichen exportierst du eine Geschäftsausgaben-Übersicht: einen Bericht pro Person, der all diese Quellen zusammenführt, aufgeschlüsselt nach Datum, Kategorie und Zahler, mit Links zu den angehängten Belegen. Beträge in verschiedenen Währungen werden für dich umgerechnet. Nur bestätigte Buchungen sind enthalten — ein Hotel oder Flug, über den die Gruppe noch abstimmt, taucht in einem Bericht für den Arbeitgeber nicht auf. Im Web bekommst du eine PDF- und eine Markdown-Datei; in der App bekommst du das PDF. Die Beleg-Links bleiben 30 Tage gültig — lang genug, um die Forderung einzureichen und bearbeiten zu lassen. Der Guide zum Firmen-Offsite planen zeigt den ganzen Ablauf.

Häufige Fragen

Ist die Kostenteilung kostenlos?

Ja. Die Kostenteilung — inklusive Belege und Geschäftsausgaben-Bericht — ist Teil des kostenlosen Vacationist-Tarifs, ohne Werbung. Pro ergänzt mehr Planungstage pro Jahr, aber die Ausgaben-Funktionen stehen nicht hinter einer Paywall.

Kann ich einen Beleg an eine Ausgabe anhängen?

Ja. Füge einer Ausgabe ein oder mehrere Fotos oder PDFs hinzu (je bis 10 MB). Jedes Reisemitglied kann sie ansehen; nur wer einen Beleg hochgeladen hat oder der Organisator kann ihn ersetzen oder löschen.

Kann ich Ausgaben für eine Arbeitgeber-Erstattung exportieren?

Ja. Markiere die betreffenden Kosten als Geschäftskosten — Ausgaben, Unterkünfte, Flüge, Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel — und exportiere eine Geschäftsausgaben-Übersicht pro Person als PDF (im Web zusätzlich Markdown), aufgeschlüsselt nach Datum, Kategorie und Zahler, mit Links zu den Belegen. Beträge in anderen Währungen werden im Bericht umgerechnet.

Wie funktioniert der Wechselkurs bei Ausgaben in einer anderen Währung?

Ausgaben in einer anderen Währung als der der Reise werden mit einem gespeicherten Tageskurs umgerechnet, und der angewendete Kurs wird in der Ausgaben-Aufschlüsselung angezeigt — ein umgerechneter Betrag ist immer nachvollziehbar, keine Blackbox.

Brauchen meine Freunde ein Konto, um bei Ausgaben dabei zu sein?

Nein. Wer der Reise per Einladungslink beitritt, kann als Gast Teil der Kostenteilung sein. Das beseitigt die größte Hürde beim Gruppen-Ausgabentracking — die eine Person, die sich weigert, irgendetwas zu installieren.

Was ist der Unterschied zu Splitwise?

Splitwise ist hervorragend im reinen Schulden-Tracking über alle Lebensbereiche. Vacationist deckt die Kostenteilung ab, die eine Reise braucht, plus alles drumherum: Aktivitäten-Abstimmung, gemeinsamer Kalender, Unterkünfte, Packlisten und Chat. Für eine Gruppenreise heißt das: eine App statt vier. Der ausführliche Vacationist-vs.-Splitwise-Vergleich.

Kann ich auch meine eigenen Ausgaben verfolgen, nicht nur gemeinsame Kosten?

Ja. Die Reiseübersicht zeigt das Ausgabenbild der Reise inklusive deines persönlichen Anteils, und der Analyse-Tab summiert deinen Anteil über alle Reisen, die du gemacht hast, nach Jahr gruppiert.