Das Offsite planen — und dann sauber abrechnen

Das Problem beim Planen eines Firmen-Offsites

Ein Team-Offsite läuft auf zwei Dokumenten, die nie ganz übereinstimmen: einem Planungsdokument, das niemand aktuell hält, und einer Kostenaufstellung, die jemand zwei Wochen nach der Rückkehr aus Screenshots rekonstruiert. Das halbe Team kennt die finale Agenda nicht, die Person, die das Airbnb vorgestreckt hat, läuft fünf Kolleg:innen wegen ihres Anteils hinterher, und die Buchhaltung will einen aufgeschlüsselten Bericht mit Belegen, den kein einziges Tool tatsächlich erzeugt hat. Der Vorschlag „nutzt einfach diese App" stirbt, weil alle ein Konto anlegen und es an der IT vorbeibringen müssten.

Wie Vacationist das löst

Über die Agenda abstimmen statt in einem 40-Nachrichten-Thread

Trag den Workshop-Slot, das Team-Dinner und die optionale Samstagswanderung als Vorschläge ein und lass das Team mit einem fünfstufigen System abstimmen — von „Muss sein" bis „Gruppenhindernis". Der Plan spiegelt, was das Team wirklich will, und die Entscheidung ist sichtbar statt im Chat vergraben. Siehe wie die Aktivitäten-Abstimmung funktioniert.

Geschäftskosten markieren und den Bericht exportieren

Markiere jede Kosten beim Erfassen als Geschäftskosten — eine Ausgabe, aber auch das Hotel, die Flüge, den Mietwagen, den Flughafenzug. Zum Einreichen exportierst du eine Geschäftsausgaben-Übersicht — einen sauberen Bericht pro Person als PDF (im Web zusätzlich als Markdown), der all diese Quellen zusammenführt, aufgeschlüsselt nach Datum, Kategorie und Zahler, mit Links zu den angehängten Belegen und Beträgen in anderen Währungen für dich umgerechnet. Nur bestätigte Buchungen sind enthalten, damit nichts, worüber das Team noch entscheidet, in einem Buchhaltungsbericht landet. Gib ihn der Buchhaltung oder häng ihn an deine eigene Erstattungsforderung. Siehe wie die Kostenteilung funktioniert.

Belege angehängt — die Erstattung wird keine Schnitzeljagd

Fotografiere den Beleg in dem Moment in die Ausgabe, in dem du zahlst. Er liegt in privatem, zugriffsgeschütztem Speicher bei der Ausgabe selbst — nicht in einer Foto-Galerie, die du auf dem Rückflug durchscrollst. Der exportierte Bericht verlinkt direkt auf jeden einzelnen.

Ein Link, keine Konten, kein IT-Ticket

Kolleg:innen treten der Reise über einen einzigen Link bei und können abstimmen, Ausgaben erfassen und die Agenda sehen, ohne ein Konto zu erstellen oder etwas zu installieren. Es gibt nichts, was die IT prüfen müsste, und keine Kosten pro Platz, die freizugeben wären.

Was es kostet

Kostenlos, ohne Werbung. Abstimmung, Kostenteilung, Belege, der Geschäftsausgaben-Bericht und der Gastzugang sind für das ganze Team kostenlos. Für Leute, die viele Reisen im Jahr organisieren, gibt es einen Pro-Tarif — für ein einzelnes Offsite braucht es ihn nicht.

Häufige Fragen

Kann jede Person einen eigenen Ausgabenbericht bekommen?

Ja. Die Geschäftsausgaben-Übersicht wird pro Person erzeugt, aufgeschlüsselt nach Datum, Kategorie und Zahler, mit Links zu den angehängten Belegen — und sie zieht markierte Hotels, Flüge und Transport mit ein, nicht nur Ausgaben — so kann jede:r die eigene Forderung einreichen, und die Buchhaltung bekommt von allen ein einheitliches Format.

Funktionieren die Beleg-Links im Export dauerhaft?

Jeder Beleg-Link im exportierten Bericht bleibt 30 Tage gültig — lang genug, um eine Erstattung einzureichen und bearbeiten zu lassen. Der Beleg selbst bleibt so lange in der Reise, wie die Reise existiert.

Braucht jemand ein Firmenkonto oder eine Admin-Freigabe?

Nein. Alle treten der Offsite-Reise mit einem Einladungslink bei und nehmen ohne Konto voll teil. Für Gäste gibt es nichts zu installieren und für die IT nichts bereitzustellen.

Gibt es den Geschäftsausgaben-Bericht auf iPhone und Android?

Ja. Im Web bekommst du eine PDF- und eine Markdown-Datei; in den iOS- und Android-Apps bekommst du das PDF, das den vollständigen aufgeschlüsselten Bericht und die Beleg-Links enthält.